Resumen

La Universidad de las Américas Puebla (UDLAP) es una institución privada de educación superior, que se encuentra en el estado de Puebla en México. Esta institución fue fundada en 1940 y ha ido creciendo con el paso del tiempo, hasta convertirse en lo que conocemos hoy en día; una de las universidades más reconocidas del país (Quacquarelli Symonds, 2014). Dentro de la misma, está la Oficina Internacional, área en la cual me encuentro realizando mis prácticas profesionales (UDLAP, 2015). De acuerdo con Herrera, N. (2014), la Oficina Internacional tiene como misión promover la movilidad internacional desde y hacia la UDLAP con un enfoque académico, cultural, social y profesional de calidad que coadyuve en la formación integral de estudiantes en un ambiente multicultural para enfrentar los desafíos del mundo actual. Por lo tanto, el rol que ocupa la Oficina Internacional en la institución es muy importante, ya que su apoyo es necesario para cualquier programa de intercambio de la Universidad.

Uno de los objetivos principales de la Oficina Internacional consiste en asegurar el buen desarrollo y desempeño de los estudiantes extranjeros durante su estancia en la UDLAP. Con el fin de mejorar la comunicación con los estudiantes extranjeros, he decidido realizar mi caso vivencial orientándome en la realización y el diseño de una nueva página web para los estudiantes internacionales. La página web de la Oficina Internacional se puso en marcha hace varios años pero la información que contiene se ve desordenada, no está actualizada, es escasa y no resuelve las dudas de los estudiantes extranjeros interesados en la UDLAP. Con el tiempo, la nueva pagina web será el nuevo enlace entre la UDLAP y los estudiantes extranjeros permitiendo mejorar la relación existente y por lo tanto contribuyendo a la misión de la Oficina Internacional, hacer que los diferentes programas de intercambios se cumplan de la mejor manera posible.

El primer paso para construir esta pagina web fue analizar las carencias de la antigua página en línea, tomando nota de los datos faltantes, con el fin de proporcionar un listado con todas las ideas de cambio y de mejora a discutir con la directora del departamento. Una vez realizado el listado, tuvieron lugar una serie de reuniones en las cuales se trataron todas las posibilidades de mejora de la información existente, qué se podría cambiar y qué sería lo que se mantendría igual. Así fuimos separando las distintas ideas que se tenían en mente. Una vez decidido el camino a seguir en el desarrollo de este nuevo sitio web, fui puesta al frente de la creación y modificación de la nueva página. Antes de empezar, me informé sobre cómo diseñar una página web y todos los elementos necesarios para construir una página que fuera tanto informativa como atractiva. Cuando tuve toda la información necesaria, empecé a imaginar el nuevo concepto proyectando el diseño de las páginas, el formato, el sumario, las diferentes secciones para incluir, entre otros. Una vez validado este concepto, trabajé en su contenido. Después de haber recopilado toda la información que previamente habíamos decidido incluir, en relación con los intercambios académicos de todo tipo, empecé a redactar en primer lugar la parte de la página que trataría sobre las definiciones de los intercambios existentes.

Una vez terminada, procedí a realizar la segunda parte principal del sitio con la información sobre la vida en México y especialmente en Puebla, en la ULDAP. En esta sección, se encuentra toda la información cultural, que no está directamente relacionada con la parte administrativa del intercambio. Una vez que el sitio web estuvo completamente redactado en inglés y terminado, habrá que hacer una versión en español y en francés. En cuanto a la puesta en marcha de esta pagina web, se estableció la siguiente programación de actividades para su implementación: El proyecto se llevo a cabo para mejorar la información propuesta por la Oficina Internacional a los estudiantes extranjeros, por lo que podemos decir que la inversión total fue mínima. Sin embargo, es importante tomar en cuenta los salarios mensuales de los empleados de la UDLAP, sea cual sea el departamento en el que trabajan, ya que fueron y siguen siendo necesarios al desarrollo de este proyecto. En efecto, para la realización del proyecto se precisa la intervención de cuatro departamentos y fueron necesarias varias computadoras (10); un proyector; una sala de reunión; una conexión internet y archivos de la Oficina Internacional sobre encuestas de satisfacción de antiguos estudiantes entre otros materiales. Los departamentos participantes son en primer lugar la Oficina Internacional, de la cual fue necesario el trabajo de las 3 coordinadoras de los intercambios aproximadamente una semana entera cada una. Otro participante clave fue el departamento de los Servicios Escolares, del cual trabajó el gerente de los Servicios Migratorios para apoyar al desarrollo del proyecto. Más adelante será precisa la participación del servicio Jurídico, ya que se necesitará de la ayuda de 2 personas para asegurarse que el contenido del sitio web estaba en adecuación con la ley mexicana. Una vez realizada esta tarea, en la Oficina Internacional, trabajarán la jefa de las coordinadoras corrigiendo toda la información puesta y la Jefa de departamento para la validación final. Por ultimo, en el departamento de Tecnología de Información (TI), se necesitará un máximo de 3 personas para la implementación de esta nueva pagina web en línea.

Para concluir, este proyecto se concibió en un periodo de 4 meses, implicando la creación total de una nueva página web. Todos esperamos que este sitio permita a los estudiantes entender de forma fácil y rápida todos los pasos de las inscripciones, lo que llevará principalmente a la reducción de dudas por parte de los estudiantes y permitirá la reducción de la carga de trabajo de las coordinadoras.

Palabras clave: Oficina Internacional, comunicación.

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Chéron, K. C. 2015. La comunicación entre la Oficina Internacional de la Universidad de Las Américas Puebla y los estudiantes extranjeros. Caso Vivencial Licenciatura. International Business Administration. Departamento de Administración de Negocios Internacionales, Escuela de Negocios y Economía, Universidad de las Américas Puebla. Mayo. Derechos Reservados © 2015.