Resumen

Desarrollé este proyecto en la empresa T-Systems una compañía alemana que opera en el sector de las tecnologías de información y comunicación (TIC), ofreciendo servicios de consultoría de IT a nivel mundial. T-Systems ha consolidado su negocio operativo en dos áreas: sales y delivery. Sales es responsable de nuevos negocios con las empresas. Delivery es responsable de la entrega y el servicio a los clientes existentes. Abarca todos los aspectos de la atención al cliente - desde la consultoría técnica hasta la integración de sistemas e infraestructuras (informática y telecomunicaciones). Mis prácticas profesionales las estoy haciendo en el departamento de Delivery, y más precisamente en la primera de las cuatros áreas que la componen: computing service & solution (CSS), telecom service & solution (TSS), system integration (SI) y desktop service & solution (DSS). Mi trabajo consiste en apoyar el nuevo jefe de las operaciones de negocios en CSS de la región América. Esto significa que debo tener contacto diario con Canadá, Estados Unidos, Brasil y México, con el objetivo de proporcionar dirección y orientación sobre los varios proyectos internacionales, monitoreando y comunicando el desempeño de cada unidad de CSS con la oficina central en Alemania, ofreciendo una visión consolidada entre el área CSS internacional. Seguí varios proyectos al mismo tiempo, entre ellos, el más importante trató de los pronósticos de ahorro en los costos, de esto hablaré a continuación en manera más detallada, dado que es el tema de este proyecto.

Uno de los cambios claves que la empresa está haciendo es reducir procesos (Using the opportunities of digitization along with the customer, s.f.). En este ambiente en constante cambio el programa Save for Service (S4S), el programa de ahorro en los costos de la compañía, juega un rol central. Mediante el análisis de los costos de los años anteriores y una revisión sobre los costos del año en curso, se definen los targets para los ahorros que deberían de tener las varias unidades, divididos por país. El propósito de S4S es entonces documentar el plan que nos llevará desde los costos primarios reales del año anterior (2014) hasta la previsión del presupuesto de los costos primarios para el nuevo año (2015). Gracias a este esfuerzo combinado entre los países se puede crear una cooperación que hace posible el desarrollo de un plan global financiero.

Los obstáculos que enfrenté en este proyecto no fueron complejos. Encontré dificultades sobre dos temas principales. Ante todo, el nivel de conocimiento administrativo/financiero y de todos los procesos de la empresa, y secundariamente la estructura organizativa internacional. El primer problema es fácil de resolver con una breve capacitación, me iré entonces a enfocar en el secundo. El ambiente donde se encuentra este problema es la estructura del personal a nivel internacional. De hecho esta no era clara, muchas personas en diferentes países no estaban seguras de sus propias funciones y por algunos proyectos faltaba completamente un individuo de referencia (S. Balandran, comunicación personal, 18 de febrero de 2015). Como se puede imaginar, esto afecta todos los procesos, ralentizándolos y perjudicando la eficiencia.

Propuse 3 soluciones diferentes eligiendo la última como mejor opción, por sus altos potenciales y costo mínimo, y describiéndola en detalle. Esta consiste en la redefinición interna de las funciones, objetivos y plazos (La Comunicazione Efficace In Azienda, 2001), específicamente en el programa S4S sin cambiar la estructura de la fuerza de trabajo. Esta solución en detalle se actúa a través de un documento bajo de la forma de un calendario donde todas las personas que pertenecen al proyecto S4S puedan encontrar lo que se espera de ellos en términos de eficacia y tiempo. Dividí lo que la empresa necesita para actuar esta solución en recursos y actividades. Los recursos requeridos son: un trabajador que se haga cargo del proyecto (con el fin de terminar el proyecto rápidamente, se sugiere que tenga las siguientes calidades: habilidad en el uso de Excel, capacidad organizacional y conocimiento de alto nivel del programa S4S), el tiempo equivalente a una semana laboral y una parte del sueldo de esta persona. Para las actividades la empresa debe establecer un cronograma para las actividades del encargado, con el fin de crear un documento que contenga tareas, objetivos y fechas límites para la coordinación del programa S4S. Mi propuesta consiste en dividir las actividades en 5 tareas, cada una en un día diferente, despeñadas desde el encargado.

• Revisar los plazos oficiales y hacer un calendario con las fechas declaradas oficialmente de la oficina central de S4S.
• Calcular el tiempo de elaboración de los datos y estimar una fecha límite de entrega de los documentos de parte de los varios países. Elaborar tareas y objetivos a lograr.
• Crear un documento que incluya los plazos oficiales, los plazos para la oficina de coordinamiento del programa S4S, tareas y objetivos.
• Revisar un borrador con las personas involucradas en este proyecto y hacer eventuales modificaciones. Se deberán hacer ajustes si necesario.
• Tener una conferencia oficial donde todos revisan el documento final y se comprometen en respectar cuanto acordado.
• En conclusión puedo afirmar que el programa S4S es bien estructurado y los problemas que permanecen no tienen un impacto decisivo en los resultados. Creo que la solución propuesta sea ya suficiente para tener un ambiente laboral sano y lograr la productividad máxima.

Palabras clave: T-Systems, organización, comunicación.

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Buricca, F. 2015. T-Systems - Save for Service. Caso Vivencial Licenciatura. International Business Administration. Departamento de Administración de Negocios Internacionales, Escuela de Negocios y Economía, Universidad de las Américas Puebla. Mayo. Derechos Reservados © 2015.